Politique de confidentialité de Retenquill.

1. Responsable du traitement et coordonnées

Le responsable du traitement des données personnelles décrit dans la présente politique est :

Retenquill SRL
Avenue Louise 500, 1050 Bruxelles, Belgique
Numéro d’entreprise : BE 0799.981.230
Email de contact : [email protected]

Retenquill agit en tant que responsable de traitement pour les données collectées via ce site et pour certaines activités de gestion de la relation commerciale (prospection, information, suivi contractual), ainsi que pour les comptes utilisateurs de la plateforme lorsqu’elle définit les finalités de traitement. Lorsque Retenquill traite des données pour le compte de ses clients dans le cadre de l’exploitation de la plateforme d’analytique, elle agit alors généralement en tant que sous-traitant au sens de la réglementation applicable, sur la base d’accords de traitement spécifiques.

2. Catégories de données collectées

Les catégories de données personnelles traitées dépendent de la relation que vous entretenez avec Retenquill (visiteur du site, prospect, client, utilisateur de la plateforme, candidat à un emploi, etc.). À titre indicatif, Retenquill peut traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel, société et pays, ainsi que d’éventuelles informations fournies dans les formulaires de contact.
• Données liées à la relation commerciale : informations relatives aux demandes de démonstration, aux échanges commerciaux, aux offres envoyées, aux contrats, ainsi que les préférences de communication.
• Données de navigation et d’utilisation du site : adresses IP tronquées ou pseudonymisées, informations sur le navigateur, horodatages de visite, pages consultées, paramètres linguistiques, et données issues de cookies ou technologies similaires, conformément à la Cookie policy.
• Données de compte pour la plateforme : identifiants de connexion, paramètres de profil, journaux d’activité liés à l’utilisation de la plateforme (accès, actions réalisées, segments consultés), selon ce qui a été prévu contractuellement avec le client.
• Données communiquées dans le cadre des missions : dans le cadre de missions d’audit ou de conseil, Retenquill peut accéder à des données opérationnelles relatives aux clients finaux de ses clients (par exemple, données de facturation, usage produit, historique de tickets). Dans ce contexte, Retenquill agit en principe comme sous-traitant et traite ces données conformément aux instructions documentées du client.

Retenquill ne collecte pas sciemment de données sensibles (au sens des réglementations relatives à la protection des données) via ce site, ni de données relatives à des mineurs, et invite toute personne qui constaterait la présence de telles informations à nous en informer afin que nous puissions y remédier.

3. Finalités et bases légales des traitements

3.1 Gestion du site et amélioration continue

Certaines données de navigation et journaux techniques sont traités pour assurer la disponibilité, la sécurité et l’amélioration du site (prévention des abus, détection d’anomalies, mesures de performance). Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de Retenquill à exploiter un site fiable et sécurisé, tout en respectant un niveau de collecte proportionné.

3.2 Réponse aux demandes et relation commerciale

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou demandez une démonstration, les données que vous fournissez sont utilisées pour répondre à votre demande, organiser les échanges et, le cas échéant, préparer une proposition ou un contrat. Ces traitements sont fondés à la fois sur l’exécution de mesures précontractuelles et sur l’intérêt légitime de Retenquill à développer sa relation avec des prospects professionnels, dans un cadre B2B.

3.3 Utilisation de la plateforme et services associés

Pour les utilisateurs habilités de la plateforme, Retenquill traite des données de compte et de journalisation afin de permettre l’accès aux fonctionnalités, d’assurer la traçabilité des actions, de fournir une assistance et d’améliorer les modules mis à disposition. Ces traitements sont fondés sur l’exécution des contrats conclus avec les clients et, le cas échéant, sur l’intérêt légitime de Retenquill à assurer la bonne qualité de ses services.

3.4 Communication d’information et marketing B2B

Retenquill peut, dans un cadre professionnel, adresser à ses contacts des communications d’information (par exemple, contenus sur la rétention ou sur les évolutions de la plateforme). Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de Retenquill à informer ses clients et prospects professionnels, sous réserve des règles applicables en matière de prospection électronique. Vous pouvez demander à tout moment à ne plus recevoir ce type de communications.

3.5 Respect des obligations légales

Certaines données peuvent être conservées et traitées pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires (gestion de la facturation, obligations comptables, coopération avec les autorités compétentes, etc.). Dans ce cas, la base légale repose sur les obligations auxquelles Retenquill est soumise.

4. Destinataires des données et transferts

Les données personnelles traitées par Retenquill sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour l’exécution de leurs missions et dans les limites de leurs attributions. Il peut s’agir :

• des équipes internes de Retenquill (par exemple, équipes commerciale, produit, support ou finance), strictement dans le cadre de leurs fonctions ;
• de prestataires techniques (hébergeurs, fournisseurs de solutions d’authentification, outils de support ou de ticketing, etc.), agissant en tant que sous-traitants, sur la base d’accords qui encadrent l’utilisation et la protection des données ;
• le cas échéant, des partenaires intervenant sur un projet spécifique, lorsque le client a donné son accord ou lorsque cela résulte d’une obligation contractuelle ou légale.

Retenquill privilégie l’hébergement et le traitement des données au sein de l’Union européenne. Si, pour des raisons techniques ou organisationnelles, des transferts vers des pays situés en dehors de l’UE devaient intervenir, ceux-ci seraient encadrés par des mécanismes reconnus par la réglementation applicable (par exemple, des clauses contractuelles types) et accompagnés de mesures complémentaires de protection lorsque cela s’avère nécessaire.

5. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, tout en tenant compte des obligations légales de conservation ou des délais de prescription applicables. À titre indicatif :

• les données de contact de prospects peuvent être conservées pendant une durée limitée à la conduite de la relation commerciale, puis archivées ou supprimées en l’absence de relation active ;
• les données relatives à des clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pour la durée imposée par la réglementation (par exemple, obligations comptables) ;
• les journaux techniques et données de navigation sont conservés pour des durées généralement courtes, proportionnées aux besoins de sécurité, de diagnostic et d’amélioration du site ;
• les données traitées en tant que sous-traitant pour le compte de clients sont conservées conformément aux instructions contractuelles et sont supprimées ou restituées à l’issue de la mission ou du contrat.

6. Vos droits en matière de protection des données

Sous réserve des conditions et limites prévues par la réglementation applicable, vous disposez, en tant que personne concernée, de plusieurs droits relatifs à vos données personnelles :

• droit d’accès à vos données et d’information sur leur traitement ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit, dans certains cas, d’effacement de vos données (« droit à l’oubli ») ;
• droit à la limitation du traitement dans les situations prévues par la loi ;
• droit d’opposition lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime de Retenquill ou sur des finalités de prospection ;
• droit à la portabilité des données lorsque les conditions sont réunies ;
• droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Pour exercer ces droits ou pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez contacter Retenquill à l’adresse suivante : [email protected]. Selon la nature de votre demande, il pourra vous être demandé de fournir des informations complémentaires permettant de vérifier votre identité ou de préciser le contexte de traitement concerné (par exemple, identification de votre organisation cliente si vous êtes utilisateur de la plateforme).

7. Cookies et technologies similaires

Retenquill utilise des cookies et des technologies similaires sur ce site pour assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience et, le cas échéant, adapter certains contenus. Pour plus de détails sur les types de cookies utilisés, leur durée de conservation et les choix dont vous disposez, veuillez consulter la Cookie policy, qui complète la présente politique de confidentialité.

8. Évolutions de la présente politique

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions réglementaires, des changements dans les services proposés ou des ajustements organisationnels de Retenquill. La version publiée sur ce site reflète la version en vigueur à la date de consultation.

En cas de modification substantielle affectant de manière significative la manière dont vos données sont traitées, Retenquill s’efforcera de vous en informer par les canaux appropriés, notamment lorsque vous disposez d’un compte utilisateur ou d’une relation contractuelle active avec nous.