Refund policy

Politique de remboursement de Retenquill.

La présente politique de remboursement décrit les conditions dans lesquelles Retenquill peut procéder au remboursement partiel ou total de certaines sommes facturées au titre de ses abonnements et services. Elle doit être lue conjointement avec les contrats, conditions générales et annexes signés avec chaque client.

1. Champ d’application

Sauf indication contraire expressément mentionnée dans un contrat ou dans une offre spécifique, la présente politique s’applique aux clients professionnels (B2B) qui utilisent les services Retenquill dans le cadre de leur activité. Certains droits impératifs, notamment pour les consommateurs, peuvent s’appliquer dans des situations particulières et prévaloir sur ce qui suit lorsque la loi l’exige.

Les conditions de remboursement pour un client donné peuvent être précisées ou adaptées dans les documents contractuels qui lui sont propres. En cas de contradiction, ce sont toujours ces documents spécifiques qui priment sur la présente politique.

2. Typologies de services et modalités de remboursement

2.1 Abonnements à la plateforme

Les abonnements à la plateforme Retenquill sont, sauf stipulation contraire, facturés de manière anticipée pour une période contractuelle déterminée (par exemple, annuelle). Ces abonnements ouvrent un droit d’accès au service pendant la période considérée.

En conséquence, et sauf engagement spécifique documenté par écrit :

  • les sommes dues au titre d’une période contractuelle commencée restent intégralement exigibles ;
  • la résiliation anticipée d’un abonnement à l’initiative du client n’ouvre pas droit, en principe, à un remboursement pro rata temporis ;
  • un éventuel avoir ou geste commercial peut être envisagé au cas par cas, sans constituer un droit acquis pour l’avenir.

2.2 Services d’implémentation

Les services d’implémentation (intégration technique, configuration initiale, migration de données) sont généralement facturés sous forme de forfait. Une partie substantielle du travail pouvant être réalisée en amont, les sommes versées au titre de ces prestations ne sont pas remboursables dès lors que les travaux engagés ont commencé, sauf accord particulier.

2.3 Audit, conseil et formation

Les missions d’audit, de conseil ou de formation sont planifiées selon un calendrier défini d’un commun accord. En cas d’annulation ou de report du fait du client, Retenquill peut facturer des frais d’annulation ou de replanification, notamment lorsque des ressources spécifiques ont été mobilisées.

Les modalités précises (délais de préavis, frais éventuels, conditions d’annulation) sont en principe détaillées dans la proposition ou le contrat relatif à la mission concernée.

3. Prestations et frais non remboursables

3.1 Frais déjà engagés

Sauf disposition contractuelle contraire, ne sont pas remboursables :

  • les heures de travail effectivement réalisées sur une mission en cours ;
  • les frais engagés pour le compte du client (par exemple, frais de déplacement, hébergement, location de salle), lorsque ceux-ci ne peuvent pas être annulés ou récupérés ;
  • les coûts fixes liés à la mise en place d’environnements techniques spécifiques au client.

3.2 Réductions et conditions préférentielles

Les remises commerciales, conditions tarifaires préférentielles ou extensions de période consenties dans le cadre d’un contrat sont conditionnées au respect de ce contrat. En cas de résiliation anticipée ou de non-respect substantiel des obligations contractuelles, Retenquill peut, conformément aux dispositions contractuelles, recalculer les montants dus sur la base du tarif standard, sans obligation de rembourser les sommes déjà versées.

4. Procédure de demande de remboursement

4.1 Point de contact

Toute demande de remboursement doit être adressée par écrit au contact habituel de Retenquill ou à l’adresse électronique de contact mentionnée sur la page Contacts. À des fins de traçabilité, les demandes formulées exclusivement par téléphone ne sont pas traitées comme des demandes officielles tant qu’elles n’ont pas été confirmées par écrit.

4.2 Contenu de la demande

Afin de pouvoir instruire une demande de manière efficace, il est recommandé d’y faire figurer au minimum :

  • l’identité du client et, le cas échéant, la référence du contrat ou de la commande ;
  • la facture concernée (numéro, date, montant) ;
  • la description précise du motif de la demande ;
  • toute information ou pièce justificative utile (par exemple, éléments relatifs à une indisponibilité du service alléguée, si applicable).

4.3 Délais de traitement

Retenquill s’efforce de répondre aux demandes dans un délai raisonnable. Ce délai peut varier en fonction de la complexité du dossier, de la nécessité de consulter des tiers ou de vérifier certains éléments techniques. Lorsque la demande nécessite un examen approfondi, le client est informé de l’état d’avancement dans la mesure du possible.

5. Limites, droit applicable et évolution de la politique

5.1 Absence de renonciation aux droits impératifs

La présente politique ne saurait priver un client des droits qui lui sont reconnus par des dispositions légales impératives applicables, notamment en matière de protection des consommateurs le cas échéant. Lorsque de telles dispositions s’appliquent, elles prévalent sur les stipulations contraires de la présente politique ou des contrats, dans la mesure requise par la loi.

5.2 Droit applicable

Sauf mention contraire dans les documents contractuels signés avec le client, la présente politique de remboursement est régie par le droit belge. Les éventuels litiges relatifs à son interprétation ou à son application sont traités conformément aux clauses de compétence figurant dans les contrats conclus avec les clients.

5.3 Mise à jour de la politique

Retenquill se réserve le droit de modifier la présente politique pour tenir compte des évolutions législatives, réglementaires ou contractuelles, ainsi que des ajustements de ses offres. La version publiée sur le site au moment d’une facturation ou d’un évènement pertinent constitue la référence, sous réserve des stipulations spécifiques éventuellement prévues dans le contrat du client.